На время своего отсутствия каждый сотрудник может назначить себе заместителя, которому становятся доступны все новые задачи доверителя по согласованию документов. Права заместителя доверитель может отозвать в любое время.

Для руководителей доступна также функция назначения секретаря. Отличие секретаря от заместителя заключается в том, что заместитель является более автономным (может принимать решения за доверителя, но от своего имени). Кроме того, задачи, созданные секретарем, видны его доверителю, а задачи, созданные заместителем или назначенные на него - нет.

Все необходимые права для решения задач предоставляются секретарям и заместителям с сохранением информации о том, кто непосредственный исполнитель по задаче. Для удобства управления создан журнал для централизованного управления всеми заместителями и секретарями на портале.

Для назначения, изменения или отмены заместителя и секретаря в личном меню пользователя доступен пункт «Заместители и секретари».

После нажатия на кнопку открывается форма назначения\отмены заместителя\секретаря.

Для назначения заместителя\секретаря следует указать его имя (логин пользователя) в соответствующем поле. Для отмены заместителя\секретаря следует просто очистить поле. После ввода нужных данных следует нажать кнопку «Сохранить».

При указании какой-либо учетной записи в качестве заместителя или секретаря на Email того сотрудника будет отправлено сообщение вида:

Сотруднику, получившему такое письмо необходимо перейти по одной из предлагаемых в конце письма ссылок («Подтвердить» либо «Отказать»). После авторизации в браузере он получит сообщение о подтверждении своего назначения.

Также при указании какого-либо сотрудника заместителем или секретарем этот сотрудник получит соответствующее уведомление прямо на сайте в панели состояния. Сообщение аналогично письму и имеет следующий вид:

В данном сообщении пользователю также предлагается подтвердить либо отклонить свое назначение.

В случае отклонения пользователем своего назначения на должность заместителя или секретаря автор назначения (доверитель) получит соответствующее уведомление на свой Email.

В «Журнал заместителей и секретарей» можно перейти из меню DeskWork ( Параметры ( ) --> DeskWork --> Настройки --> Журнал заместителей и секретарей). Журнал представляет собой список следующего вида:

Список доступен для редактирования: добавления записей (кнопка «Добавить элемент»), изменения/удаления существующих записей (кнопки на панели Ribbon).

В данном разделе описана программная логика работы модуля «Заместители/секретари». Описание выполнено в техническом стиле и призвано помочь понять заложенный в модуль механизм работы.

Общие положения

Любой пользователь может назначить другого пользователя своим секретарём или заместителем. Общее название для секретаря и заместителя - агент. Пользователь, имеющий агента, называется по отношению к своему агенту доверителем (т.к. доверяет свои права другому пользователю).

В каждую задачу добавляются поля “Заместители”, “Секретари”, “Доверители”. Тип этих полей “Пользователь или группа”, но допускается хранение только пользователей.

Агент получает аналогичные права на все задачи своего доверителя, то есть на задачи, в которых доверитель является автором или исполнителем.

Заместитель отличается от секретаря следующим:

• Доверитель получает права на задачи своего секретаря, но не на задачи заместителя.

• Заместитель также может иметь секретаря.

Ограничения

• Пользователь не может быть своим агентом.

• Секретарь не может иметь секретаря.

• Пользователь может иметь только одного секретаря.

• Пользователь не может быть агентом своего агента. Такие циклические связи недопустимы.

Процедура назначения агента

Программно, при назначении агента происходят следующие действия. Вносится запись в журнал заместителей. Выбираются все задачи из всех списков задач портала, где доверитель указан как исполнитель (в поле “Кому назначено”) или автор (в поле “Кем создано”).

Для каждой из этих задач выполняется действия:

• Агенту даются права, как у доверителя.

• Если агент является заместителем, то он добавляется в поле “Заместители” задачи.

• Если агент является секретарём, то он добавляется в поле “Секретари” задачи.

• Если агент является секретарём: выбираются все задачи из всех списков задач портала, где агент указан как исполнитель (в поле “Кому назначено”) или автор (в поле “Кем создано”). Для каждой из этих задач: доверителю даются права, как у агента, доверитель добавляется в поле “Доверители” задачи.

Действия при создании новой задачи

1. Если у автора задачи есть заместители, они добавляются в поле “Заместители”.

2. Если у автора задачи есть секретарь, то он добавляется в поле “Секретари”.

3. Если автор задачи является чьим-то секретарём:

   • В поле “Доверители” добавляются доверители автора.

   • В поле “Заместители” добавляются заместители доверителей автора.

4. Пользователи, добавленные на шагах 1-3, получают на задачу те же права, что и её автор.

5. Если у исполнителя задачи есть заместители, они добавляются в поле “Заместители”.

6. Если у исполнителя задачи есть секретарь, то он добавляется в поле “Секретари”.

7. Если исполнитель задачи является чьим-то секретарём:

   • В поле “Доверители” добавляются доверители исполнителя.

   • В поле “Заместители” добавляются заместители доверителей исполнителя.

8. Пользователи, добавленные на шагах 5-7, получают на задачу те же права, что и её исполнитель.