Это процесс создания в специальных списках, называемых журналами регистрации документов, элементов, хранящих атрибуты регистрируемого документа, а также самого документа как вложения. При регистрации документов автоматически подставляются следующие данные:
- Название документа;
- Имя пользователя, зарегистрировавшего документ;
- Дата регистрации документа;
- Регистрационный код документа (специальный уникальный символьный код, присваиваемый документу при регистрации). Код состоит из символьного кода журнала, в котором производится регистрация документа, и порядкового номера документа в журнале (нумерация каждый год начинается с 1). Таким образом, регистрационный код и дата регистрации документа однозначно идентифицируют документ.
Журналы регистрации документов - это особый вид списков SharePoint. Количество используемых журналов регистрации произвольное. В организациях с небольшим документооборотом, может использоваться один журнал для регистрации всех документов, для объемного документооборота может быть создано несколько специализированных журналов, например "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы", "Приказы", "Заявления" и т.д.
На портале список ссылок созданных журналов регистрации отображается в группе "Журналы регистрации",расположенного на рабочем столе документооборота. При щелчке по значку журнала осуществляется переход в соответствующий журнал, в котором можно зарегистрировать новый документ. Также каждый журнал на рабочем столе документооборота обладает контекстным меню, вызываемым при щелчке на символе многоточия, появляющегося при наведении на журнал. Это меню предоставляет содержит пункты, предоставляющие быстрый доступ к функциям документооборота.
Также можно производить регистрацию документов в журналы регистрации непосредственно через контекстное меню файла, расположенного на портале.
Поля формы регистрации документа (пользователь может добавлять произвольные поля по своему усмотрению):
- Название документа – имя документа, под которым он будет зарегистрирован в журнале регистрации документов (обязательное поле);
- Краткое описание – небольшой текст, описывающий содержание документа;
- Дополнительные файлы – элемент управления, позволяющий прикрепить к документу дополнительные файлы (документы, изображения и т.д.), которые будут храниться как вложения к элементу журнала регистрации и будут доступны для загрузки на формах рабочих процессов, запущенных для документа. Регистрационные данные – реквизиты документа, формирующиеся автоматически.
В журналы регистрации можно добавлять дополнительные столбцы для хранения атрибутов, специфических для этого журнала. Например, поля "Отправитель" и "Получатель" для журналов "Входящие документы" и "Исходящие документы". После регистрации документа в журнале на открывшейся форме редактирования элемента можно заполнить указанные уникальные поля.
При регистрации документа можно выбирать папку, в которую необходимо занести зарегистрированный документ.
При создании журнала регистрации можно указать одного или нескольких ответственных, им автоматически присваиваются права на регистрацию в этом журнале и будут приходить уведомления о добавлении в журнал новых элементов.
DeskWork позволяет привязывать к элементам библиотек и списков портала готовые шаблоны рабочих процессов: параллельное, последовательное или универсальное исполнение документов. Их можно использовать сразу после регистрации документов. Использование рабочего процесса позволяет:
- Назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя;
- Добавлять комментарии по задаче на любом этапе согласования и любому участнику РП;
- Приложить произвольное количество документов;
- Отправлять пользователю уведомления при назначении ему задачи;
- Утвердить или отклонить документ.
На любом этапе согласования в карточке сведений о РП можно увидеть статус задачи: у кого документ находится на согласовании и кто уже выполнил свою задачу. Пользователь автоматически получает права на изменение назначенной ему задачи в шаблонах РП, даже если у него отсутствовали права на чтение или изменение в общем списке задач. Получивший задачу пользователь увидит в общем списке задачи, назначенные на него, а также задачи его доверителей (пользователей, чьим заместителем или секретарем он является) (внимание: функция заместителей и секретарей работает только при наличии настроенного блока DeskWork Base).
Существует механизм фиксации исполнителей и маршрута в шаблоне рабочего процесса для любого журнала регистрации (список) и любой библиотеки. Теперь нет необходимости каждый раз указывать всех исполнителей и маршрут в рабочих процессах, их можно настроить для каждой библиотеки или списка один раз и далее запускать по готовому маршруту.
Режим автоматического старта РП при создании или изменении элемента списка или библиотеки документов - рабочие процессы запускаются автоматически при создании или изменении элемента библиотеки или списка портала.
Шаблон последовательного согласования
Позволяет организовать согласование или утверждение документа в последовательной цепочке действующих лиц.
В шаблоне последовательного согласования есть два режима работы, которые выбираются при старте согласования:
- Вся цепочка согласующих формируется на старте, инициатор может назначить контрольные даты по согласованию для каждого пользователя;
- На старте выбирается только первый согласующий, далее каждый согласующий сам выбирает следующего участника и назначает для него контрольную дату согласования.
В настройках шаблона последовательного согласования можно выбрать модель поведения, когда участник отклоняет документ (возврат на предыдущий шаг, возврат исполнителю, оповещение о возврате для всех согласующих).
Пользователь, которому поставлена задача по исполнению документа, может открыть соответствующий элемент в списке задач "Исполнение документов" для ознакомления с документом и принятием решения.
После заполнения необходимых полей и ознакомления с документами, исполнитель принимает решение о принятии или отклонении документа нажатием соответствующих кнопок на форме. Принятие документа соответствует положительному ответу исполнителя, его одобрению, согласованию, подтверждению выполнения работ и т.д. Отклонение документа соответствует несогласию исполнителя с исполняемым документом, отказу в запросе информации, выполнении работ и т.д. В каждом конкретном случае процесса исполнения документа операции «принятия» и «отклонения» имеют свой смысл. Инициатор процесса может пояснить в резолюции, какое действие в каком случае стоит выполнять исполнителю.
Отчет об исполнении документа
После завершения рабочего процесса по исполнению документа инициатору рабочего процесса ставится задача «Отчет об исполнении документа». Открыв форму этой задачи, инициатор процесса может ознакомиться с теми решениями, которые приняли исполнители документа, прочитать их комментарии и открыть дополнительные прикрепленные файлы.
Шаблон параллельного согласования
Позволяет выполнить согласование / утверждение документа в параллельной цепочке действующих лиц.
Все согласующие выбираются при старте согласования, можно назначить контрольные даты по согласованию для каждого исполнителя.При отклонении задачи одним из согласующих приходит оповещение инициатору, который решает, продолжить согласование или нет. Если инициатор останавливает согласование, то всем согласующим приходит уведомление.
Шаблон универсального согласования
Позволяет создавать произвольный маршрут согласования / утверждения, с использованием вариантов параллельного или последовательного согласования.
Маршрут формируется в процессе согласования. Каждый участник может создать дополнительный вложенный (последовательный или параллельный) цикл своего согласования, указать участников, назначить контрольную дату согласования каждому из них.
В шаблоне универсального согласования возможно указать исполнителей сразу при регистрации документов в полях регистрационной карточки.
Данный шаблон является уникальным для систем данного класса и идеально подходит для согласований, в которых:
- Не фиксированы участники;
- Маршрут меняется в зависимости от решений предыдущих участников;
- Согласующие просят консультаций у других сотрудников или требуется задавать любое количество рекурсий (вложений).
Кроме того, при помощи шаблона универсального согласования можно задавать контролирующее лицо. Это исполнитель, который проводит проверку документа после завершения согласования (но до возврата инициатору), с предоставлением ему возможности поставить дополнительную задачу по рабочему процессу любому пользователю портала.
Задача контролирующего
В случае, если при запуске рабочего процесса был указан контролирующий, то после окончания всех согласований для него будет создана задача, в которой он сможет ознакомиться с ходом выполнения всего рабочего процесса и утвердить или отклонить его, написав соответствующее пояснение и прикрепив сопроводительные файлы.
Отправка уведомлений по задачам
Позволяет настроить E-Mail оповещения по задачам экспресс-документооборота и рабочим процессам DeskWork.
Все сообщения, отправляемые DeskWork, переделаны под механизм шаблонов и их можно изменять и настраивать по своему усмотрению.
Реализована отправка уведомлений секретарям и заместителям о новых или просроченных задачах их доверителей.
